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Tiempos de resolución en peticiones propias de resolución externa.

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Hemos incluido nuevos informes en la aplicación. Tiene su miga así que vamos poco a poco.

Como sabéis las peticiones propias de resolución externa son aquellas que os piden los usuarios y tenéis que gestionar implicando a otra biblioteca que os sirva el documento.

Desde que el usuario final crea la petición hasta que el documento es servido o la petición se rechaza, hay varias fechas que os pueden ser de utilidad para evaluar el proceso de gestión de préstamo.

  • Fecha de creación de la petición, cuando el usuario (o gestor) la incorpora inicialmente en el sistema a través de un formulario de petición.
  • Fecha en la que el gestor de su biblioteca la solicita a una biblioteca externa.
  • Fecha en que se resuelve la petición, sirviéndola o rechazándola por el motivo que sea.

En los nuevos informes hemos desglosado este proceso en 3 informes para cada tipo: Vias de servicio y Motivos de Rechazo, en total 6 informes… sí 6 😀

Tiempo total que transcurre desde que el usuario lo pide y la biblioteca externa lo sirve ó lo rechaza.

4.9 Vias de servicio y tiempos de respuesta en peticiones propias de resolución externa.

4.11 Motivos de rechazo y tiempos de respuesta en peticiones propias de resolución externa

Tiempo que transcurre entre que la pide el usuario y se hace llegar a otra biblioteca.

4.16 Vias de servicio y tiempos de respuesta PROPIO en peticiones propias de resolución externa.

4.18 Motivos de rechazo y tiempos de respuesta PROPIO en peticiones propias de resolución externa

Tiempo que transcurre desde que el gestor la pide a la biblioteca externa y esta la sirve o la rechaza.

4.17 Vias de servicio y tiempos de respuesta AJENO en peticiones propias de resolución externa.

4.19 Motivos de rechazo y tiempos de respuesta AJENO en peticiones propias de resolución externa

Esperamos que os sea de utilidad. Un abrazo!

Nuevos informes ILL17 de peticiones internas.

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Hemos añadido dos nuevos informes de peticiones al módulo de informes del Ill17.

Son informes de peticiones internas, es decir, peticiones de usuarios de la bibliotecaque se gestionan internamente, sin involucrar a otra biblioteca.

  • I.4.14 Vías de servicio y tiempos de respuesta en peticiones propias de resolución interna.
  • I.4.15 Motivos de rechazo y tiempos de respuesta en peticiones propias de resolución interna

Para un periodo de tiempo dado, estos informes muestran las vías de servicio de las peticiones (Ill17, Email, Correo ordinario…)  ó bien los motivos de rechazo y el tiempo de resolución de la gestión de las mismas.


Nuevos_Informes

También aprovecho para comentaros que respecto al informe I.4.10 Vías de servicio y tiempo de respuesta en peticiones ajenas.  Es decir, las peticiones os que llegan de otras bibliotecas de la red nacional.

Hemos cambiado la manera en que se calculan estos datos para que solo tengan en cuenta el tiempo que tardamos nosotros en servir la petición, independientemente del momento en que el usuario la pidió a su biblioteca; y por lo tanto si habéis obtenido el informe en días anteriores pueden que varíe el número de peticiones por intervalo.

Como siempre esperamos que os sea de utilidad 🙂

 

Aceptación de solicitudes pendientes de usuario.

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La lista usuarios con solicitudes pendientes de aceptación ó rechazo cambia de aspecto respecto a la versión anterior.

users_pending_list

Listado de usuarios pendientes.

Teniendo en cuenta vuestras sugerencias, desde la tabla se pueden editar los datos que el usuario ha completado  en el registro, introduciendo como novedad la posibilidad de incluir una fecha de baja de la cuenta de usuario.

user_pending_form

Formulario para aceptar ó rechazar la solicitud

Desde este formulario se puede aprobar ó rechazar la solicitud de alta en el sistema y se notifican mediante un e-mail a la cuenta de correo del usuario.

aceptacion_mail

Email de aceptación

rechazo_mail

Email de rechazo.

 

Nuevo formulario de login y reestablecer la contraseña.

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Este será a partir de ahora el nuevo formulario para hacer «login» en el sistema. No tiene mucho misterio… solo un aspecto más bonito 🙂

formulario_login

Imagen 1. Formulario de login.

Seleccionando el check «Recordar» se guardarán las credenciales en el navegador durante una semana.

Si olvidas tu contraseña, desde el formulario de la imagen 1 haciendo click en el  botón «Restablecer contraseña» se llega al formulario siguiente para restaurar una contraseña olvidada.

Se puede poner el e-mail ó nombre de usuario.

restablecer_contraseña

Imagen 2. Formulario de recuperación de contraseña.

Esto enviará un e-mail a la dirección del usuario para continuar el proceso de seleccionar la nueva contraseña.

reestablecer_mail

Imagen 3. Email para reestablecer contraseña

Haciendo click en el enlace «Entrar» del correo se llega a la siguiente pantalla donde para terminar se pone la nueva contraseña

restablecer_contraseña2

Imagen 4. Formulario para cambiar contraseña

 

 

Nuevo formulario de solicitud de alta y registro de usuarios

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Siguiendo la línea de cambios que os venimos contando en anteriores posts está también el formulario de solicitud de alta de usuarios disponible en el OPAC.

Contiene los campos necesarios para identificar a un usuario dentro del sistema:

formulario_registro

Una vez completado el registro se le informa al usuario que se ha enviado un e-mail a la dirección de correo que indicó en el paso anterior, para confirmar su solicitud.

formulario_registro_check_mail

registro_mail

Cuando el registro está confirmado, debe esperar a que su solicitud sea aceptada o rechazada por un gestor de la biblioteca.

debe_esperar

Peticiones AUTO-resueltas.

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Buenos días,

En unos días vamos a poner en marcha un nuevo desarrollo en los informes de préstamo de las bibliotecas que incluye el concepto de petición «autoresuelta».

Las peticiones autoresueltas  ó  autopeticiones se generan cuando un usuario registrado de la biblioteca se descarga a través del enlace del repositorio el artículo que está buscando. La petición se crea y se sirve automáticamente, y pasa directamente a la bandeja de Histórico.

enlace

De esta manera podemos contabilizar cuando el usuario consigue resolver una petición de forma autónoma usando el repositorio.

En la herramienta de informes sobre el préstamo hay una columna PSI  (peticiones propias servidas de gestión interna) que se desglosa en dos nuevas columnas PSIG (peticiones propias servidas internas resueltas por gestor) y PSIU   (peticiones propias servidas internas resueltas por usuario).

La columna PSI de los informes obtenidos antes de esta modificación se corresponde con la columna PSIG de los nuevos informes.

informe

Detalle parcial del informe «I.4.13 Total de peticiones por usuario y totales usuarios no registrados.»

Estas peticiones se han ido contabilizando desde el 1 de enero de 2014.

Esperamos que os guste y resulte de gran utilidad 🙂

Anotaciones de una petición.

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Buenos días,

Queremos anunciaros que hemos puesto en marcha una nueva mejora sobre las anotaciones que se muestran en la vista de una petición.

Estas anotaciones hasta ahora incluían solo una información parcial como por ejemplo la dirección de correo a la que se enviaba la petición servida en el caso de las peticiones propias enviadas a otras bibliotecas para su gestión.

La nuevas anotaciones son un «log» completo del ciclo de vida de una petición desde que se crea hasta que se sirve o rechaza, incluyendo datos previos a la edición del artículo, si se ha editado, direcciones de correo a las que se envía cualquier notificación, motivos de rechazo, vías de servicio etc…

anotaciones

Ejemplo de anotaciones para una biblioteca peticionaria.

Esperamos que como siempre esto os sea gran de utilidad 🙂

Un abrazo.

Nuevos e-mails C17-Ill17

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Buenos días!

Estamos muy contentos de anunciaros que vamos a poner en marcha mañana por la tarde un nuevo desarrollo que cambia totalmente el aspecto de los e-mails automáticos que hasta ahora enviaba el sistema tanto a usuarios como en la comunicación entre bibliotecas, en el proceso de gestión del préstamo.

Estamos seguros de que el nuevo cambio os resultará útil y mejorará la operatividad del gestor de préstamo y del usuario.

A parte de un aspecto más bonito y moderno, el estilo de los correos se ha diseñado utilizando la técnica «Reponsive Design» ó en castellano, diseño web adaptable para que se visualice adaptándose a el tamaño del dispositivo desde el que se lee el correo, ordenador, tablet ó smartphone.

La estructura del correo tendrá  unas partes variables y otras comunes dependiendo del tipo de notificación «Nueva Petición», «Petición Servida», «Petición Rechazada», «Nuevo Mensaje», «Reclamación» etc…

El asunto del correo a partir de ahora incluirá el tipo de correo e identificador de la petición, lo que facilitará considerablemente su localización.

Las partes comunes incluyen:

  • Datos bibliográficos del artículo solicitado.
  • Datos identificativos del peticionario y destinatario de la petición según proceda (Datos del usuario y datos básicos de contacto de las biblioteca de referencia ó datos de biblioteca de origen y biblioteca de destino si la petición se ha solicitado a otra biblioteca).
  • Mensajes que se han ido añadiendo en el contexto de la comunicación.

Partes concretas según el tipo de correo:

  • Enlaces a la descarga del documento servido.
  • Enlaces a la vista de la petición para proceder a su gestión.
  • Notas y observaciones añadidas a la operación realizada (servir, rechazar, reclamar) así como motivo de rechazo ó vía de servicio del documento si se ha especificado.
  • Fichero servido como adjunto al correo en el caso que sea una petición de un usuario no registrado en el módulo de usuarios.

A continuación os mostramos algunos ejemplos:

Datos bibliográficos y datos de usuario peticionario y biblioteca de referencia.

Datos bibliográficos y datos de usuario peticionario y biblioteca de referencia.

Notificación de correo entre dos bibliotecas con datos básicos de contacto.

Notificación de correo entre dos bibliotecas con datos básicos de contacto.

Enlace a la vista de la petición y ejemplo con nota de gestor de préstamo.

Enlace a la vista de la petición y ejemplo con nota de gestor de préstamo.

Ejemplo de correo de petición marcada como servida indicando la vía de servicio.

Ejemplo de correo de petición marcada como servida indicando la vía de servicio.

Enlace de descarga al documento asociado a la petición servida.

Enlace de descarga al documento asociado a la petición servida.

correo-completo

Vista completa de un correo de petición servida a una biblioteca ajena.

 

Como siempre… esperamos que os guste y os sea de utilidad 🙂

 

 

 

Peticiones servidas y descargadas.

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Buenos días,

Hemos llevado a cabo una modificación que afecta a las peticiones que se marcan en negrita en la bandeja de peticiones Servidas, el motivo del cambio es reflejar con precisión cuando una petición servida ha sido descargada por el peticionario y para los usuarios finales de la biblioteca que acceden al OPAC cuales tienen pendientes de descargar.

Aparecerán resaltadas en negrita aquellas peticiones propias servidas de un usuario registrado o un gestor que tengan fichero adjunto y no hayan sido descargadas todavía por el usuario peticionario.

Vista de peticiones en la bandeja "Servidas"

Vista de peticiones en la bandeja «Servidas»

Nunca aparecerán en negrita:

  • Peticiones servidas a otras bibliotecas de la red nacional.
  • Peticiones servidas a usuarios no registrados en el módulo de usuarios; puesto que el fichero se envía adjunto en el correo que reciben y no podemos identificarlos cuando realizan una descarga.

Deja de existir la operación Marcar como Leída puesto que esto afectaba a la visibilidad de la petición del lado del usuario y aparece una nueva operación Histórico que sirve para mover la petición no descargada a la bandeja de Histórico, bandeja que como sabéis funciona como depósito de peticiones servidas y así agilizar la gestión de la bandeja de Servidas.

Nueva operación "Histórico".

Nueva operación «Histórico».

Y como siempre… esperamos que este cambio os sea de utilidad 🙂

Un abrazo.

 

Nuevos informes

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Desde hoy está disponible una nueva opción dentro de la pestaña «Mi Biblioteca» denominada «Informes«.

En esta opción podréis acceder de forma centralizada a los nuevos informes que hemos estado elaborando. Para la elaboración de los mismos hemos utilizado componentes avanzados de JavaScript para permitir la presentación de los datos en tablas más flexibles a la hora de presentarlos, de modo que sea sencillo reordenar un informe por la columna deseada, esconder de la presentación las columnas que no se requieran, y se han incorporado gráficos en algunos de estos informes.

Los informes se estructuran en función de los módulos contratados por cada institución, y todos ellos son exportables en formato CSV. Además, en todos ellos existe una descripción que explicita qué significa cada columna.

Los informes que más cambios han sufrido han sido los del ILL17. En los nuevos se incluye siempre la información de todas las peticiones separadas por estados (servidas, rechazadas, pendientes…) lo que da lugar a un gran número de columnas, pero esto ha sido necesario puesto que cada institución, en cada caso, requiere un tipo u otro de información.

También hemos incorporado una nueva nomenclatura para explicitar el tipo de petición al que se hace referencia. Principalmente se distinguen las peticiones entre Propias (aquellas que se originan en nuestra institución) y Ajenas (aquellas que nos llegan desde otras instituciones). Por otro lado, las Propias se distinguen entre Propias de Resolución Interna (aquellas que hemos resuelto sin recurrir a la ayuda de otras bibliotecas) y Propias de Resolución Externa (aquellas que hemos derivado a una biblioteca externa para su resolución). Eliminamos así la nomenclatura de enviadas o recibidas que siempre conducía a error.

Hemos realizado un pequeño videotutorial para ayudaros a trabajar con la nueva interfaz de informes.

Como siempre, cualquier sugerencia por vuestra parte será bien recibida.