Nuevas bandejas de peticiones en ILL17

Hoy queremos adelantaros las últimas novedades que hemos desarrollado para las pantallas de listados de peticiones del ILL17 y que tendréis todos disponibles próximamente.

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A continuación hacemos una descripción de los principales cambios.

Diferencias en bandejas

Para acceder a las distintas bandejas hay que hacer click en cada una de las pestañas Pendientes, En proceso, Servidas, Rechazadas, y Emails; los contadores que antes veíamos a la izquierda ahora figuran en estas pestañas para ahorrar espacio en la pantalla y así poder representar mejor cada una de las peticiones.

El número sombreado en azul indica el número de peticiones que antes estaban en negrita (no leídas o no descargadas dependiendo de la bandeja en la que se encuentren).

Hemos eliminado la bandeja de Histórico, pasando todas estas peticiones a la bandeja de Servidas. Gracias a los nuevos filtros podremos localizar fácilmente las peticiones.

Además, se ha eliminado la paginación (excepto para usuarios de Internet Explorer 8), de forma que todas las peticiones de cada bandeja se muestran en una única tabla que podréis recorrer con gran rapidez y que agilizará vuestra tarea.

Funcionamiento de filtros

Ahora podemos filtrar por peticiones Propias ,aquellas que nos han solicitado nuestros usuarios; o Ajenas aquellas que recibimos de otras bibliotecas. Para eliminar este filtro bastaría con hacer click en Todas.

Solo destacadas, este filtro tendrá un significado distinto dependiendo de la bandeja en la que nos encontremos, si estamos en la bandeja de Pendientes (peticiones que no hemos abierto todavía) o en la de Servidas (peticiones pendientes de descargar). Para eliminar este filtro hay que volver a hacer click en Solo destacadas.

Entre un rango de fechas, indicaremos desde qué fecha y hasta que fecha estamos interesados en filtrar las peticiones. Para eliminar este filtro es necesario pinchar en las cruces.

Podremos filtrar también por Biblioteca o por Etiquetas (este último filtro únicamente aparecerá cuando tengamos alguna etiqueta creada).

Siempre que tengamos alguno de los filtros activo aparecerá el fondo sombreado en amarillo.

Columnas

Hemos introducido cambios en las columnas, añadiendo nuevas posibilidades de ordenación y nuevos iconos, situándonos con el ratón encima de cada icono aparecerá un mensaje informativo indicando su significado.

 Ordenación de las columnas:

Haciendo click en el enunciado de la columna o en las flechas que aparecen en el límite derecho de las columnas se ordenarán las peticiones por Fecha, Documento, Biblioteca o Solicitante; en sentido ascendente o descendente. Por defecto, la ordenación será por Fecha en orden descendente.

Descripción de las columnas:

La 1ª columna indica el sentido/dirección de la petición es:

  • Propia interna: aquellas peticiones que nos envían nuestros usuarios y resolvemos por nuestros propios medios.
  • Propia externa: aquellas peticiones que nos envían nuestros usuarios y enviamos a otra biblioteca.
  • Ajena: aquellas peticiones que nos envían de otras bibliotecas.

La 2ª columna indica el ID de la petición. Haciendo click en podemos acceder al menú rápido que nos muestra qué acciones podemos realizar en cada petición; las opciones serán distintas dependiendo de si la petición es propia (interna o externa), y ajena.:

La 3ª columna indica el estado de la petición.

  • Petición servida
  •  Petición rechazada
  • Petición reclamada
  • Descargar archivo adjunto, haciendo click aquí podremos descargar el documento.
  •  Petición bloqueada

La 6ª columna, indica la biblioteca que está implicada en la petición  con el saldo de peticiones que tenemos con la biblioteca en cuestión, si nos situamos con el ratón encima de este número nos indicará las peticiones propias y ajenas con esa biblioteca.

Cuando aparece este símbolo a la izquierda del código de biblioteca nos informa que es una biblioteca registrada en el C17.

Buscador

Para acceder al buscador de peticiones, hay que hacer click en el menú superior en  ILL17 => Buscador.

Etiquetado de peticiones

El nuevo sistema nos va a permitir introducir una o varias etiquetas en las peticiones que estimemos que servirán para clasificar las peticiones. A continuación describimos como introducirlas, filtrar por etiquetas, y eliminar etiquetas de la petición.

Introducir una o varias etiquetas en una petición

Hacemos click en el icono que aparece a continuación de la información bibliográfica del artículo

Nos aparecerá un cuadro que contiene el ID de petición y un campo para rellenar con la etiqueta o etiquetas que estemos interesados.

Cumplimentaríamos el campo y presionamos Enter en el teclado:

Hacemos click en Guardar

A continuación aparecerá la etiqueta en la petición:

Filtrado por etiquetas

Si queremos filtrar por aquellas peticiones que contengan esa etiqueta, hacemos click en la barra de filtros en el cuadro de Etiquetas y seleccionamos la que necesitemos.

Eliminar etiquetas de la petición

Si queremos eliminar la etiqueta, hacemos click en el icono de la etiqueta

A continuación hacemos click en la cruz, y pinchamos en Guardar

Fecha de lanzamiento

La fecha prevista de lanzamiento es el próximo miércoles 4 de mayo, no obstante os mantendremos informados a través de la lista de correo.

Ya hay varias bibliotecas trabajando con esta nueva versión y están muy satisfechas con el resultado final, esperamos que para aquellas que lo empecéis a probar la semana que viene también sea de vuestro agrado.

Usuarios de Internet Explorer 8

Aunque la nueva interfaz es compatible con Internet Explorer 8, la experiencia de usuario es bastante más pobre con este navegador debido a las deficiencias técnicas del mismo (por ejemplo, las bandejas seguirán divididas en páginas). Os recomendamos que, tanto por rendimiento como por seguridad (Microsoft dejó de dar soporte a este navegador el pasado 12 de enero) utilicéis otro navegador, o actualicéis a Internet Explorer 11.

Aviso de documentos pendientes de descarga

En algunas ocasiones nos habéis comentado que os gustaría que el sistema enviase periódicamente  recordatorios a aquellos usuarios que os han hecho solicitudes de préstamo y por alguna razón están pendientes de descargar.

A partir de hoy, enviaremos quincenalmente un correo electrónico solo a aquellos usuarios que tengan peticiones pendientes de descargar; el contenido del correo electrónico contendrá una lista con cada una de las peticiones que tengan pendientes con la información bibliográfica y un enlace para descargar el texto.

Aquellos usuarios no registrados que tengan peticiones pendientes de descargar, recibirán un recordatorio por cada petición pendiente.

Una vez que el usuario pinche en el botón «Descargar», se nos actualizará la bandeja de peticiones «Servidas», desapareciendo la negrita de estas peticiones, e incorporándose una nueva anotación, indicando cuando se la ha descargado el usuario.

Como siempre, esperamos que os sea de utilidad.

Indicación "Sin preprint" en colecciones electrónicas

Atendiendo a una demanda que nos habíais solicitado muchas bibliotecas, hemos incorporado la posibilidad de indicar en una colección electrónica cuando no se tiene acceso a los artículos preprint.

Actualización de fondos

Para poder activarlo, en el formulario de edición del fondo, aparece una nueva casilla en la que poder indicar cuando la colección electrónica es «Sin preprint«.

sin-preprint-form

Este nuevo campo aparece tanto al editar fondos electrónicos de la colección de la biblioteca a través del C17, como al editar fondos electrónicos de los paquetes a través del módulo P17.

Consulta de fondos

Cuando consultemos en el C17, o a través del ILL17, en la búsqueda de fondos aparecerán aquellos en los que se ha indicado que no tienen preprint disponible con un icono:

sin-preprint-c17

sin-preprint-ill17

Información a los usuarios

Para los usuarios de la biblioteca, cuando accedan al OPAC17 y consulten la cobertura de una revista en el buscador, o vayan a realizar una nueva petición de la misma, aparecerá la línea de fondos de la revista con el indicador (sin preprint):

sin-preprint-opac17

sin-preprint-peticion

Actualización inicial en P17

Todas las bibliotecas que contraten el módulo P17, pueden contactar con nosotros a través del correo electrónico para agilizar la actualización de este nuevo campo en paquetes completos.

Recordatorio

Por último, recordad que cuando aparezca el indicador, significa que la biblioteca correspondiente ha indicado expresamente que no tiene acceso a los artículos preprint de esa colección. En cambio, cuando no aparezca, existe la posibilidad de que aunque la biblioteca no tenga acceso a los artículos preprint, no haya actualizado la colección en el C17.

Os recomendamos que si os encontráis con esta situación, aviséis a la biblioteca para que actualice este campo y así evitar peticiones que acabarán siendo rechazadas.

 

Novedades en el AZ17, portal de usuarios.

Os informamos que a partir del próximo jueves 11 de junio de 2015 estarán disponibles algunas novedades en cuanto a la imagen y funcionalidades del AZ17 (Opac), el portal de usuarios. Hemos preparado un documento dirigido a los usuarios, en el que se detallan las novedades incluidas; en el caso de que estéis interesados en enviárselo a vuestros usuarios lo podéis descargar aquí: AZ17-cambios-usuarios

La principal novedad es que los gestores de la biblioteca podréis configurar el bloque de enlaces que pueden ver los usuarios en el AZ17.

Gestión de enlaces:

Accediendo a www.c17.net, los gestores de la biblioteca podréis ver un nuevo bloque de enlaces:

Al pinchar en «Gestionar enlaces» llegamos al listado de enlaces en el que podréis:

  • Crear enlaces nuevos
  • Editar o eliminar los enlaces que actualmente tenemos visibles

Podemos editar o eliminar cada uno de los enlaces que tenemos en el listado. Pinchando en «Editar» podemos cambiar cada uno de los campos que aparecen en el listado: imagen, nombre, url, título, posición y categoría. Si asignamos la misma posición a varios enlaces, éstos se ordenarán por orden alfabético por el campo ?Nombre??. En el selector de imágenes hemos incluido las imágenes más utilizadas para los recursos habituales. No obstante si necesitaseis alguna imagen más, contactad con nosotros para incluirla.

Gestión de categorías:

Los enlaces se presentan al usuario agrupados en categorías. Al pinchar en «Gestionar categorías», se nos mostrará el listado de categorías. Aquí podemos:

  • Crear categorías
  • Editar o eliminar las categorías que actualmente tenemos visible

Los cambios realizados se reflejarán automáticamente en el AZ17, portal de usuarios.

Como siempre, esperamos os sea de utilidad.

Peticiones de capítulos LIBROS

Queremos anunciaros que hemos puesto en marcha un formulario para pedir capítulos de libros en el C17.

Formulario de petición de capítulos de libros

Formulario de petición de capítulos de libros

No existe de momento un «listado de fondos» de libros en el C17 por lo que la selección de a que biblioteca enviar la petición partirá de un conocimiento a priori de quien dispone de ese recurso.

Una vez cumplimentados los datos bibliográficos del capítulo del libro, podéis solicitarlo a otra biblioteca y/ó registrarlo como una petición de un usuario de la misma manera que se se hace con los artículos de revistas a través de un formulario de petición.

Este formulario también tiene su versión  para los usuarios de la biblioteca a través de los formularios disponibles en el OPAC.

Como siempre esperamos que os guste y os sea de utilidad 🙂

Un abrazo

Dori

 

 

 

 

Peticiones de bibliotecas no registradas en el C17.

Hoy ponemos en marcha dos nuevas funcionalidades en el ILL17.

  • Registrar en el ILL17 las peticiones recibidas de centros no registrados en el C17.
  • Solicitar artículos a través del ILL17 a bibliotecas que no están registradas en el C17.

El registro de peticiones se puede hacer desde el formulario «Generar nueva petición» en la bandeja de Emails. Desde aquí es donde habitualmente se incorporan todas aquellas peticiones ajenas que no entran a través del programa.

Vista del formulario de petición con los nuevos campos.

Vista del formulario de petición con los nuevos campos.

Por defecto aparecerá un enlace «Biblioteca no perteneciente al C17. Click aquí para rellenar datos» sobre el cual podéis hacer click y se desplegarán cuatro campos de texto que son la información mínima requerida para identificar una organización peticionaria.

La segunda funcionalidad es poder pedir a través del catálogo a bibliotecas no registradas en el C17, igual que en el caso anterior se requieren unos datos básico de contacto a completar por la biblioteca peticionaria.

Vista del listado de fondos

Vista del listado de fondos con los campos adicionales

La acción de solicitar un documento a una biblioteca no registrada se notificará por e-mail a la organización y también se notificará la resolución de una petición  que le sirvamos o rechazemos si es una petición ajena que hemos incorporado a través del formulario de Emails.

Esperamos como siempre que os  guste y sea de utilidad 🙂

Peticiones de usuarios no registrados.

Buenos días,

Hemos añadido una nueva funcionalidad, que os será especialmente útil para las bibliotecas que gestionáis peticiones de usuarios no registrados en el sistema.

El correo de petición servida que se enviaba a estos usuarios que no están dados de alta en el sistema, contenía del documento servido como fichero adjunto. Sabemos que los «buzones» de correo son muchas veces escasos, en particular los correos institucionales y que enviar ficheros adjuntos sobre todo si son de mucho peso, artículos escaneados o con muchos anexos podían dar problemas.

Con la nueva funcionalidad se le enviará un enlace de descarga, lo cual nos ofrece dos ventajas importantes:

  1. Evitar contratiempos con el espacio limitado del correo.
  2. Nos permite saber cuando el peticionario se ha descargado el documento servido.

email

En la bandeja de peticiones servidas desde hoy podréis ver lineas en negritas como a continuación:

Peticiones de usuarios no registrados sin descargar. Marcadas en negrita.

Peticiones de usuarios no registrados sin descargar. Marcadas en negrita.

A modo de resumen os enumero que peticiones servidas se mostrarán en negrita a partir de hoy:

  1. Peticiones propias iniciadas por un usuario de la biblioteca (registrado o no), que tengan fichero adjunto y que aún no haya sido descargado por el usuario que hizo la petición.
  2. Peticiones propias iniciadas por un gestor de la biblioteca, que tengan fichero adjunto y que aún no haya sido descargado por ningún gestor.

Nunca aparecerán en negrita:

  • Peticiones servidas que no tengan fichero adjunto.
  • Peticiones ajenas que hayamos servido a otras bibliotecas de la red nacional.
  • Peticiones propias servidas iniciadas por un gestor de la biblioteca, que se hayan marcado como servidas desde la propia biblioteca.

Esperamos como siempre que os guste y os sea de utilidad 🙂

Marcar petición como NO LEIDA

Hemos puesto en marcha una nueva operación que afecta a las peticiones pendientes  y es la opción de «Marcar como no leída».

Bloque de operaciones en la vista de petición.

Bloque de operaciones en la vista de petición.

En el proceso de gestión de una petición que os llega al sistema,  si por algún motivo queréis volver a marcarla como no leída y que se vuelva a mostrar en negrita en la bandeja de «Pendientes» a partir de hoy tenéis esta opción disponible.

Esperamos que os guste y os sea de utilidad 🙂

Un abrazo.

Tiempos de resolución en peticiones propias de resolución externa.

Hemos incluido nuevos informes en la aplicación. Tiene su miga así que vamos poco a poco.

Como sabéis las peticiones propias de resolución externa son aquellas que os piden los usuarios y tenéis que gestionar implicando a otra biblioteca que os sirva el documento.

Desde que el usuario final crea la petición hasta que el documento es servido o la petición se rechaza, hay varias fechas que os pueden ser de utilidad para evaluar el proceso de gestión de préstamo.

  • Fecha de creación de la petición, cuando el usuario (o gestor) la incorpora inicialmente en el sistema a través de un formulario de petición.
  • Fecha en la que el gestor de su biblioteca la solicita a una biblioteca externa.
  • Fecha en que se resuelve la petición, sirviéndola o rechazándola por el motivo que sea.

En los nuevos informes hemos desglosado este proceso en 3 informes para cada tipo: Vias de servicio y Motivos de Rechazo, en total 6 informes… sí 6 😀

Tiempo total que transcurre desde que el usuario lo pide y la biblioteca externa lo sirve ó lo rechaza.

4.9 Vias de servicio y tiempos de respuesta en peticiones propias de resolución externa.

4.11 Motivos de rechazo y tiempos de respuesta en peticiones propias de resolución externa

Tiempo que transcurre entre que la pide el usuario y se hace llegar a otra biblioteca.

4.16 Vias de servicio y tiempos de respuesta PROPIO en peticiones propias de resolución externa.

4.18 Motivos de rechazo y tiempos de respuesta PROPIO en peticiones propias de resolución externa

Tiempo que transcurre desde que el gestor la pide a la biblioteca externa y esta la sirve o la rechaza.

4.17 Vias de servicio y tiempos de respuesta AJENO en peticiones propias de resolución externa.

4.19 Motivos de rechazo y tiempos de respuesta AJENO en peticiones propias de resolución externa

Esperamos que os sea de utilidad. Un abrazo!

Nuevos informes ILL17 de peticiones internas.

Hemos añadido dos nuevos informes de peticiones al módulo de informes del Ill17.

Son informes de peticiones internas, es decir, peticiones de usuarios de la bibliotecaque se gestionan internamente, sin involucrar a otra biblioteca.

  • I.4.14 Vías de servicio y tiempos de respuesta en peticiones propias de resolución interna.
  • I.4.15 Motivos de rechazo y tiempos de respuesta en peticiones propias de resolución interna

Para un periodo de tiempo dado, estos informes muestran las vías de servicio de las peticiones (Ill17, Email, Correo ordinario…)  ó bien los motivos de rechazo y el tiempo de resolución de la gestión de las mismas.


Nuevos_Informes

También aprovecho para comentaros que respecto al informe I.4.10 Vías de servicio y tiempo de respuesta en peticiones ajenas.  Es decir, las peticiones os que llegan de otras bibliotecas de la red nacional.

Hemos cambiado la manera en que se calculan estos datos para que solo tengan en cuenta el tiempo que tardamos nosotros en servir la petición, independientemente del momento en que el usuario la pidió a su biblioteca; y por lo tanto si habéis obtenido el informe en días anteriores pueden que varíe el número de peticiones por intervalo.

Como siempre esperamos que os sea de utilidad 🙂